dobra firma

Zamierzasz skorzystać z usług firmy profesjonalnie niszczącej dokumentację, ale nie wiesz, jak się zabrać za wybór tej właściwej? Idealnym rozwiązaniem byłby wybór firmy z polecenia osoby godnej zaufania, ale jeśli trafiłeś na ten artykuł, zapewne nie możesz liczyć na radę nikogo zaufanego. Poniżej przygotowaliśmy dla Ciebie kilka konkretnych wskazówek, które powinny ułatwić Ci decyzję.

Cena oferowanych usług

Aspekt finansowy jest tym który najczęściej determinuje wybór danego produktu. W teorii podejście każdego klienta, powinno się zamykać w zdaniu „im taniej, tym lepiej”, jednak świat nieco się zmienił i obecnie zdajemy sobie sprawę z tego, że za jakość trzeba zapłacić. Czynnik finansowy nie powinien być tym, który zdecyduje o wyborze konkretnej firmy, gdyż najtańsza nie będzie oznaczać najlepsza. Dobra firma z branży niszczenia dokumentów powinna mieć średnie ceny usług w danym regionie, przystępne także dla małych i średnich przedsiębiorców.

Terminowość zleceń

Czas karencji dokumentów to niewiarygodnie istotna sprawa! Dane osobowe nie powinny być przetrzymywane przez okres dłuższy niż jest to konieczne do realizacji określonych celów, a wszelkie inne dokumenty mają wyznaczony konkretnymi ustawami czas przechowywania. Po upływie tego okresu powinny zostać niezwłocznie zniszczone. Właśnie dlatego niezwykle ważne jest, aby dobra firma niszcząca dokumenty dotrzymywała terminów planowanych zleceń. Wszelkie opóźnienia w tej kwestii mogą doprowadzić do słonych kar grzywny lub nieporządku w biurze czy archiwum, co także może skutkować nieprzyjemnościami przy kontrolach urzędowych.

Zasięg realizacji zleceń

Przed wyborem konkretnej firmy upewnij się, że realizuje zlecenia w Twojej miejscowości! Co z tego jeśli znalazłeś idealną firmę zajmującą się profesjonalnym niszczeniem dokumentów, jeśli nie obsługuje ona Twojego regionu? Zasięg działania to rzecz, której nie da się pominąć czy zignorować.

Przeszkolony personel

Sprawdzona kadra, która wie jak pracować, to absolutna podstawa w tej branży! To personel firmy outsourcingowej, którą wybierzesz, będzie odpowiadał za tajemnice Twojego własnego przedsiębiorstwa. Informacje wrażliwe, poufne i tajne – wszystko podane jak na tacy. Wiele firm w branży niszczenia dokumentów szczyci się zatrudnianiem wyłącznie osób niekaranych oraz doświadczonych i to główne czynniki, którym powinieneś się przyjrzeć szukając dobrego profesjonalisty.

Spełnianie norm bezpieczeństwa

Doświadczony personel to nie jedyny gwarant bezpieczeństwa Twoich dokumentów. Dobrze gdy firma posiada także z góry określone normy, które będą mobilizować działania jej pracowników. Warta uwagi firma profesjonalnie niszcząca dokumenty powinna posiadać plombowane pojemniki do przewozu akt, flotę samochodów monitorowanych systemem satelitarnie, zamkniętą i strzeżoną niszczarnię oraz wysokiej klasy niszczarki przemysłowe, zgodne z normą DIN 66399. Całość procesu niszczenia powinna być również rejestrowana dwutorowo: odpowiednia dokumentacja potwierdzająca odbiór i zniszczenie powierzonych akt/nośników danych oraz nagranie całości procesu.

Rzetelność

Każda dobra firma niszcząca dokumenty przedstawi Ci sprawozdanie ze swojego działania. Otrzymasz nagranie procesu niszczenia na płycie CD/DVD oraz komplet stosownych dokumentów potwierdzających kolejno odbiór i zniszczenie przekazanych nośników, a także będziesz mógł bezpośrednio przyjrzeć się każdemu etapowi niszczenia. W branży profesjonalnego niszczenia to minimum. Jeśli któryś z tych warunków nie może być dotrzymany, lepiej poszukaj innej firmy, bo ta, którą zamierzasz wybrać, najwyraźniej ma coś do ukrycia. Rzetelność oznacza także zadowolenie innych klientów, sprawdź, co w tym temacie mówią choćby portale społecznościowe oraz zorientuj się, jak długo dana firma jest na rynku. Jeśli to świeżynka, być może lepiej zaufać komuś nieco bardziej doświadczonemu?

Kompleksowość świadczonych usług

Dobra firma z branży niszczenia dokumentów powinna mieć indywidualne podejście do każdego klienta oraz proponować rozwiązania, które będziesz mógł z powodzeniem wdrożyć na własnym podwórku. Zależy Ci na masowym zniszczeniu dużej ilości dokumentów? A może interesują Cię bezpieczne szafki na dokumenty lub usługa cyklicznego odbierania akt przeznaczonych do utylizacji? Przeanalizuj oferty firm i sprawdź, co przygotowały dla Ciebie. Kompleksowość w tym przypadku oznacza także możliwość niszczenia innych niż papierowe nośników danych. Dobra firma będzie zarówno zajmować się utylizacją klasycznych dokumentów papierowych, jak i ich cyfrowych wersji zapisanych na optycznych, magnetycznych czy elektronicznych nośnikach danych.

Źródło: Essi – niszczenie i utylizacja dokumentów