dokument

Ochrona danych osobowych to bardzo istotny aspekt działalności każdej firmy. Nie chodzi tylko o to, że nie mogą one wypłynąć na zewnątrz. Wiąże się to także z koniecznością właściwego przechowywania dokumentów, a także dopilnowania, by nawet na etapie ich niszczenia dopilnowano, by żadne dane nie wyciekły na zewnątrz. Warto więc odpowiednio się przygotować do kwestii przechowywania dokumentów.

Które dokumenty nadają się do zniszczenia

Warto na początek przeanalizować dokładnie to, które dokumenty można przeznaczyć do zniszczenia. Przede wszystkim dotyczy to materiałów, które tracą na ważności i nie ma konieczności ich dalszego przechowywania. Trzeba bowiem pamiętać, że w niektórych przypadkach nawet po zakończeniu określonej współpracy część papierów wymaga  przetrzymania ich przez określony czas, nawet kilku lat w konkretnych sytuacjach. Jeśli jednak są to takie dokumenty, które rzeczywiście do niczego już się nie przydadzą, można przeznaczyć je do zniszczenia. Podobnie jest w przypadku tych tworzonych na bieżąco, ale jednocześnie takich, które zawierają jakieś błędy. Zdarzają się przecież takie sytuacje, na przykład przy wydruku nowych umów. Może się okazać, że wkradnie się tam jakiś błąd i trzeba stworzyć tę umowę od początku. Jednak nawet na tej błędnej wersji mogą być już zapisane jakieś dane, które podlegają ochronie. Należy więc przeznaczyć je do zniszczenia, jednocześnie pamiętając o ich odpowiednim przechowywaniu.

Co więcej, bardzo istotne jest również, by dopilnować obowiązku prawidłowego niszczenia także w przypadku dokumentów zapisanych w wersjach elektronicznych. Spora część z nich jest przechowywana na komputerach firmowych, do których mają dostęp jedynie upoważnione do tego osoby. Jednak może się okazać, że część z umów czy faktur jest zapisana na różnego rodzaju nośnikach zewnętrznych, jak pendrive’y czy dyski. Dla pewności, że żadne z danych nie będą z nich odtworzone ponownie, trzeba zdecydować się na zniszczenie również tych nośników.

Jak przechowywać dokumenty do zniszczenia

Skoro dbanie o dokumenty wymaga odpowiedniego dopilnowania, by żadne dane z nich nie wyciekły na zewnątrz, to również do samego ich przechowywania trzeba się właściwie przygotować. Dobrze jest wydzielić sobie w biurze konkretną półkę lub szafkę, do której będzie można właśnie składować dokumenty przeznaczone do zniszczenia. Ważne, żeby była zamykana – a dostęp do niej mogły mieć jedynie osoby do tego upoważnione. Istnieje możliwość, by wynająć specjalną szafkę, właśnie przygotowaną do takiego celu. Można ją wypożyczyć od firmy, która zajmuje się usługami profesjonalnego niszczenia dokumentów. Przyjeżdża ją opróżnić za każdym razem, kiedy tylko dostanie sygnał, że jest już zapełniona. Przechowując te dokumenty warto wcześniej wyciągnąć je między innymi z teczek lub segregatorów. Jeśli na ich okładkach nie ma również zapisanych wrażliwych danych, to z powodzeniem można je wykorzystać ponownie – do kolejnych dokumentów. Składowanie ich razem z tymi przeznaczonymi do zniszczenia jedynie niepotrzebnie zajmuje miejsce. Trzeba także odpowiednio zabezpieczyć wszystkie nośniki elektroniczne, które należy wkrótce zutylizować. Tak, by nie mieć ryzyka, że ktoś – nawet przez przypadek – podłączy pendrive’a bądź dysk zewnętrzny do swojego komputera. Może bowiem potrzebować pożyczyć nośnik tylko na chwilę, a nieświadomie może mieć w ten sposób dostęp do wrażliwych danych i poufnych informacji.

Profesjonalne niszczenie dokumentów

Mając świadomość, że w danym przedsiębiorstwie może być sporo dokumentów przeznaczonych do zniszczenia, warto rozważyć skorzystanie z usług profesjonalnej firmy, która zajmuje się tym na co dzień. Będzie można mieć wtedy pewność, że żadne dane, nawet nieświadomie, nie wyciekną na zewnątrz. A trzeba pamiętać, że każdy – nawet najmniejszy – wyciek może być powodem niemałych problemów dla firmy, z której te informacje się wydostały. Pracownicy przedsiębiorstwa, które specjalizuje się w niszczeniu dokumentów zapewniają ich bezpieczeństwo na każdym etapie – od przygotowania do przechowywania, przez odbiór, transport aż po samą utylizację. Dla pewności można otrzymać nawet nagranie na płycie CD lub DVD z procesu zniszczenia, by wiedzieć, że wszystko przebiegało jak należy.

Źródło: Essi – utylizacja dokumentów