Większość przedsiębiorstw realizuje w ramach swojej działalności gospodarczej jakieś projekty. Mogą one dotyczyć tworzenia nowych usług lub udoskonalania już istniejących, albo też wprowadzania poważnych zmian w firmie. Niezależnie od skali projektu, musi on zostać zrealizowany w określonym czasie, przy użyciu wyznaczonych zasobów oraz mieszcząc się w zaplanowanym budżecie. W tym celu trzeba skutecznie radzić sobie z różnymi pułapkami, które mogą doprowadzić do fiaska projektu.
Podstawowe informacje związane z zarządzaniem projektami
Projekt możemy uznać za system składający się z powiązanych ze sobą elementów. Chodzi między innymi o zadania, narzędzia i ludzi. Każdy projekt musi skutecznie zintegrować wszystkie swoje części składowe. Co więcej, towarzyszy mu proces działań ukierunkowanych na realizację wyznaczonego celu. Jest on określany mianem cyklu życia projektu i możemy podzielić go na kilka etapów. Zasoby używane w ramach projektu zmieniają się podczas przechodzenia z jednego etapu na drugi. Podczas wyznaczania celu musimy pamiętać, aby zachował on charakter trójwymiarowy. Chodzi o to, aby zadanie było wykonywane zgodnie z założeniami związanymi z efektywnością, harmonogramem oraz budżetem.
Zarządzanie projektami to procesy definiowania, planowania, organizowania oraz kontrolowanie wszelkich czynności wykonywanych w ramach danego przedsięwzięcia. Jeśli jest efektywne, pozwala nam zwiększyć kontrolę nad postępami prac w ramach projektu. Jego ostatecznym celem jest osiągnięcie wyznaczonych celów w terminie i w ramach przyjętego budżetu. Aby usprawnić zarządzanie projektami można dziś skorzystać z wielu narzędzi i programów komputerowych.
Główne źródła niepowodzeń projektów
Zgodnie z literaturą przedmiotu, możemy wyznaczyć cztery główne kategorie czynników, mogących doprowadzić do fiaska projektu. Zaliczamy tutaj:
- Czynniki organizacyjne wynikające z niewystarczającej kontroli kierownika projektu nad realizacją. Ma to często miejsce w sytuacjach, w których kierownik nie ma kompetencji do zarządzania zespołem
- Brak rzetelnego zdefiniowania potrzeb klienta i przyjęcie niewłaściwych wymogów technicznych projektu. Jeżeli realizujemy taki projekt w oparciu o błędną wizję kierownictwa, nie unikniemy rosnących kosztów oraz reklamacji klientów. W rezultacie rośnie ryzyko porażki całego projektu. Aby tego uniknąć, konieczne jest prawidłowe podejście już na etapie planowania. Musimy dokonać ścisłej selekcji pomysłów, zanim zaczniemy je realizować. Skuteczną ocenę zgodnie z przyjętymi kryteriami możemy uzyskać, jeśli zdecydujemy się skorzystać z oprogramowania pozwalającego na zarządzanie projektami.
- Niewłaściwe zarządzanie poszczególnymi etapami realizacji projektu. Musimy stale monitorować działania zespołu i w razie potrzeby komunikować się z poszczególnymi osobami. Monitorowanie i prognozowanie działań pozwoli zawczasu wykryć wszelkie odchylenia od przyjętego planu. Tym samym będziemy mogli podjąć kroki zmierzające do ich korekcji.
- Niewystarczająca kontrola nad całym procesem. Analizowanie raportów dotyczących kondycji projektów, pozwoli nam podejmować właściwe decyzje, aby doprowadzić do ich sukcesu. Wszystkim tym zagrożeniom możemy zaradzić, jeśli wykorzystamy właściwe narzędzia.
W jaki sposób zwiększyć efektywność procesu zarządzania projektami?
Jeżeli pragniemy, aby nasza firma odniosła sukces, musimy stale udoskonalać działania i dostosowywać się do zmieniających się wymagań i warunków. W dobie nowoczesnych technologii oznacza to skuteczne wykorzystywanie dostępnych programów komputerowych. Doskonałym przykładem może być tutaj FlexiProject, który oferuje wsparcie w procesie strategicznego zarządzania projektami realizowanymi przez nasze przedsiębiorstwo. Za jego pomocą możemy między innymi w łatwiejszy sposób dobierać projekty, których realizacja pokrywa się ze wdrażaniem strategii przedsiębiorstwa. Oczywiście to oprogramowanie oferuje wiele innych funkcji, które pomogą nam zoptymalizować środowisko projektowe w naszej firmie.
Obecnie profesjonalne zarządzanie dotyczy nie tylko ogromnych projektów, ale również tych o znacznie mniejszym zasięgu. Aby ich realizacja przebiegała sprawnie, nie wystarczy zatrudnić doświadczonych menedżerów. Musimy również zainwestować w nowoczesny system do zarządzania projektami jak na przykład FlexiProject. Tylko w ten sposób możemy maksymalnie zredukować ryzyko fiaska projektu.
